Telefonieren im Berufsalltag: Eine unterschätzte Kompetenz

Telefonieren gehört im Berufsleben weiterhin zu den grundlegenden Kommunikationsformen. Dennoch fällt es vielen Jugendlichen schwer, spontan zum Telefon zu greifen. Während Chats, E-Mails oder Sprachnachrichten im Alltag selbstverständlich geworden sind, wirkt ein direktes Telefongespräch für viele ungewohnt und teilweise sogar belastend.

Diese Entwicklung zeigt sich auch in der beruflichen Grundbildung. Lernende verfügen häufig über gute fachliche Fähigkeiten und solide Sprachkenntnisse. Trotzdem entsteht beim Telefonieren Unsicherheit. Der Grund liegt meist weniger im Inhalt eines Gesprächs als in der Situation selbst. Ein Telefonat verlangt spontanes Reagieren, aktives Zuhören und klare Formulierungen ohne lange Vorbereitung.

Gerade deshalb lohnt es sich, dieses Thema in der Ausbildung bewusst aufzugreifen. Telefonieren ist keine Nebensache, sondern Teil professioneller Kommunikation und damit eine wichtige Fähigkeit im Berufsalltag.

Seit über 140 Jahren gehört das Telefon zur beruflichen Kommunikation. Auch wenn sich die Technologie verändert hat, bleibt die Fähigkeit, klar und sicher zu telefonieren im Berufsalltag wichtig.

Warum Telefonieren vielen Lernenden schwerfällt

Viele Jugendliche wachsen heute mit digitalen Kommunikationsformen auf. Nachrichten werden geschrieben, überarbeitet und erst danach abgeschickt. Diese Form der Kommunikation erlaubt Zeit zum Nachdenken und Formulieren.

Beim Telefonieren funktioniert Kommunikation anders. Gespräche entstehen in Echtzeit. Fragen kommen spontan und Antworten müssen unmittelbar erfolgen. Genau dieser Unterschied führt bei vielen Lernenden zu Unsicherheit.

Hinzu kommt, dass Telefongespräche eine besondere Kommunikationssituation darstellen. Gesprächspartner sehen sich nicht, Reaktionen müssen aus der Stimme heraus interpretiert werden und Informationen werden direkt verarbeitet. Das verlangt Aufmerksamkeit, Zuhören und sprachliche Klarheit gleichzeitig.

Diese Anforderungen sind grundsätzlich nicht schwierig. Für viele Lernende sind sie jedoch ungewohnt, weil solche Gesprächssituationen im Alltag seltener geworden sind.

Telefonieren als Teil beruflicher Handlungskompetenz

In vielen Berufen bleibt das Telefon ein wichtiges Kommunikationsmittel. Termine werden vereinbart, Informationen geklärt oder Rückfragen gestellt. Gerade wenn Zeit eine Rolle spielt, ist ein Telefongespräch oft effizienter als eine längere schriftliche Kommunikation.

Telefongespräche verbinden mehrere Fähigkeiten miteinander. Lernende müssen zuhören, Informationen einordnen, Fragen stellen und verständlich antworten. Gleichzeitig geht es darum, Gespräche strukturiert zu führen und Inhalte klar weiterzugeben.

Diese Fähigkeiten stehen in engem Zusammenhang mit anderen kommunikativen Kompetenzen im Berufsalltag. Wer lernt, Informationen aufmerksam aufzunehmen, klar zu formulieren und angemessen zu reagieren, entwickelt wichtige Grundlagen für Zusammenarbeit im Team, Kundenkontakt und spätere Führungsaufgaben.

Unterschiedliche Telefonsituationen im Berufsalltag

Telefongespräche entstehen im Berufsalltag in unterschiedlichen Situationen. Manchmal rufen Mitarbeitende selbst an, manchmal nehmen sie einen Anruf entgegen. Beide Situationen stellen unterschiedliche Anforderungen.

Beim Anrufen steht häufig das eigene Anliegen im Mittelpunkt. Das Gespräch muss eröffnet, das Anliegen erklärt und das Gespräch geführt werden.

Beim Entgegennehmen eines Anrufs geht es dagegen zunächst darum zuzuhören und zu verstehen, worum es im Gespräch geht. Informationen müssen aufgenommen, eingeordnet und gegebenenfalls weitergeleitet werden.

Diese Unterschiede zeigen, dass Telefonieren mehr ist als ein kurzer Informationsaustausch. Es verlangt Aufmerksamkeit, Struktur und kommunikative Klarheit.

Zuhören, verstehen und reagieren

Eine besondere Herausforderung beim Telefonieren besteht darin, dass wichtige Informationen nur über die Stimme vermittelt werden. Körpersprache oder Mimik sind nicht sichtbar. Dadurch gewinnt das Zuhören eine zentrale Bedeutung.

Wer aktiv zuhört, kann Informationen besser aufnehmen und Missverständnisse vermeiden. Rückfragen oder kurze Zusammenfassungen helfen dabei, sicherzustellen, dass Inhalte richtig verstanden wurden.

Diese Fähigkeit steht auch in engem Zusammenhang mit anderen Formen professioneller Kommunikation. Ob im Gespräch mit Kundschaft, im Team oder bei Rückmeldungen im Ausbildungsalltag: Wer aufmerksam zuhört und Informationen bewusst verarbeitet, schafft die Grundlage für klare und respektvolle Kommunikation.

Telefonieren als Lernfeld in der Ausbildung

Viele Lernende haben zu Beginn ihrer Ausbildung wenig Erfahrung mit beruflichen Telefongesprächen. Deshalb kann es sinnvoll sein, diese Situationen bewusst in den Ausbildungsalltag einzubeziehen.

Wenn Lernende Telefongespräche schrittweise übernehmen und Erfahrungen sammeln können, entsteht mit der Zeit mehr Sicherheit. Dabei geht es weniger um perfekte Formulierungen als um Übung und Routine.

Berufsbildende können diesen Prozess unterstützen, indem sie Telefonsituationen begleiten oder gemeinsam mit Lernenden reflektieren. Solche Reflexionen helfen Lernenden zu erkennen, was gut funktioniert hat und wo sie sich weiterentwickeln können.

Kommunikation als wichtige Zukunftskompetenz

Kommunikationsfähigkeit gehört zu den zentralen Zukunftskompetenzen in der modernen Arbeitswelt. Neben fachlichem Wissen entscheidet häufig die Art der Zusammenarbeit über den Erfolg eines Projekts. Telefonieren ist dabei nur ein Teil dieser Fähigkeit.

Wer Telefongespräche sicher führen kann, stärkt gleichzeitig andere Fähigkeiten wie Zuhören, Strukturieren und präzises Formulieren. Diese Kompetenzen sind nicht nur für den aktuellen Arbeitsplatz wichtig, sondern spielen auch bei späteren Laufbahnentscheidungen eine Rolle.

Ob im Team, im Kundenkontakt oder später in einer Führungsfunktion: Klare Kommunikation bleibt eine Schlüsselqualifikation. Die berufliche Grundbildung kann einen wichtigen Beitrag leisten, diese Fähigkeiten früh zu fördern.

FAQ: Telefonieren im Berufsalltag

Warum fällt Telefonieren vielen Jugendlichen schwer?

Viele Jugendliche sind an digitale Kommunikationsformen gewöhnt. Beim Telefonieren entsteht eine direkte Gesprächssituation ohne Zeit zum Überarbeiten. Das kann Unsicherheit auslösen.

Warum bleibt Telefonieren im Berufsalltag wichtig?

Viele Anliegen lassen sich telefonisch schneller klären als schriftlich. Gute Gesprächskompetenz erleichtert Zusammenarbeit, Kundenkontakt und Informationsaustausch.

Welche Rolle spielt Telefonieren in der Ausbildung?

Telefongespräche können Lernenden helfen, kommunikative Sicherheit zu entwickeln und Erfahrungen im direkten Austausch mit anderen Menschen zu sammeln.

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Unsplash / Pawel Czerwinski

Literatur:

• Hössl, A. (2020). Überzeugend und erfolgreich am Telefon. Offenbach: Gabal Verlag.

• Schulz von Thun, F. (2013). Miteinander reden 1: Störungen und Klärungen. Allgemeine Psychologie der Kommunikation. Reinbek bei Hamburg: Rowohlt.

Hinweis zum Inhalt:

Dieser Beitrag basiert auf persönlichen Erfahrungen aus der Begleitung und Ausbildung von Lernenden in der Schweizer Berufsbildung sowie auf Beobachtungen aus dem Ausbildungsalltag in verschiedenen betrieblichen Kontexten.